Ведение документооборота является одной из ключевых задач в работе любой организации, а такой процесс, как заключение договоров, требует повышенного внимания. Стоит отметить, что этот процесс включает в себя каждый шаг работы с договором, от создания и утверждения до внесения корректировок, контроля соблюдения обязательств сторон. Согласование договора – это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок в ходе работы с договором и весьма размытые сроки его введения в силу. Правильно организованная и регламентированная работа с договорами заметно снижает эти риски, в то время как автоматизация согласования договоров полностью исключает их и делает этот процесс абсолютно прозрачным. СЭД – система электронного документооборота, которая переводит в автоматический режим процессы согласования договоров и любой другой документации организации, например, приказов или документов отдела кадров. Но, прежде чем, внедрять электронный документооборот, необходимо разработать положение о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.
Первый этап автоматизации – подготовка договора. Сперва создается проект или типовой бланк, на основе которого будут формироваться все последующие договоры. На этом этапе вам нужно будет указать тип договора, стадию работы, сроки и суммы платежей, а также всех ответственных лиц для его согласования и подписания. При внедрении автоматизации документооборота, вы можете создавать несколько подобных шаблонов и настраивать их таким образом, чтобы для редактирования были доступны только необходимые поля. Подобный конструктор шаблонов ускорит в том числе и процесс движения договора между согласующими лицами. Так как их перечень можно установить в зависимости от типа, предмета, подписантов договора и др.
Согласование договора является ключевым этапом при автоматизации документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования. На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.
Добавить комментарий